Google Workspaceで簡易CRMを作る場合、問い合わせ一覧を1枚作るだけでは不十分です。顧客情報、案件情報、対応履歴を同じ行へ詰め込むと、重複や上書きが増え、件数が増えたときに管理できなくなります。
この記事で分かること
- 簡易CRMのデータ構造
- 顧客・案件・活動を分ける理由
- Gmail・Calendar・GASの使いどころ
- 専用CRMへ移行する基準
先に営業フローを定義する
問い合わせ、初回対応、ヒアリング、提案、検討、受注・失注の段階を定義し、各段階で誰が何を更新するかを決めます。ツールの列は、この営業フローを運用するために設計します。
3つのマスターに分ける
| データ | 主な項目 | 役割 |
|---|---|---|
| 顧客 | 顧客ID、法人名、連絡先 | 同じ顧客情報の重複を防ぐ |
| 案件 | 案件ID、担当、金額、ステータス | 受注までの進捗を管理する |
| 活動 | 案件ID、対応日、内容、次回日 | 連絡・会議・提案の履歴を残す |
連携は限定して始める
フォームから案件を追加する、次回対応日前に通知する、商談確定時にCalendar予定を作るなど、ルールが明確な部分からGAS連携を始めます。メール本文の自動解析など例外が多い処理は後回しにします。
権限と保守
営業担当には必要な案件だけを見せ、本部・管理者は全体を確認できる構成を検討します。トリガーの実行アカウント、エラー通知先、担当者退職時の引継ぎを運用手順に残します。
専用CRMへ移行する基準
- 同時利用者や案件数が増え、更新競合が起きる
- 項目・権限・監査ログの要件が複雑になる
- メール、電話、請求等との高度な連携が必要になる
- 保守工数が専用CRMの費用を上回る
まとめ
簡易CRMは、顧客・案件・活動をIDで分け、営業フローと次アクションを運用できる範囲に絞ると安定します。
リットエイドのGoogle Workspace / GAS自動化支援では、現状整理から設計、実装、運用まで一体で支援します。
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参考にした公開資料
- Google Workspace：共有ドライブとは
- Google Workspace：共有ドライブのアクセス権
- Google Apps Script：Google Sheetsを拡張する
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