前受金、未収金、チケット利用、返金が含まれるデータでは、「売上」という言葉だけで集計条件を決められません。契約、入金、施術消化、会計上の売上は別の時点で発生する可能性があるため、レポートの目的ごとに定義します。会計・税務上の判断は院内担当者や専門家の確認が必要です。
この記事で分かること
- 契約・入金・消化を分ける考え方
- 前受・未収・チケットの集計条件
- 二重計上を防ぐキー
- 返金・取消の反映方法
最初に3つの金額を分ける
| 区分 | 意味の例 | 主な用途 |
|---|---|---|
| 契約額 | 契約時に合意した金額 | 営業・契約分析 |
| 入金額 | 実際に受領した金額 | 入金・資金管理 |
| 消化額 | 施術・サービス提供分 | 施術実績・管理会計 |
前受金・未収金・チケットを混ぜない
前受金は入金済みでも未提供の場合があり、未収金は契約・提供があっても未入金の場合があります。チケットは購入時と利用時のレコードが存在する場合があるため、同じ金額を複数回集計しないルールが必要です。
集計キーと時点を決める
取引ID、請求ID、入金ID、施術IDなど利用可能な識別子を確認し、目的ごとにどのIDを一意とするか決めます。日付も、契約日、入金日、施術日、取消日を区別します。
返金・取消の月を統一する
元の月を修正するのか、返金・取消が発生した月にマイナス計上するのか、レポート目的に合わせて統一します。月次比較では、調整額と件数を別に表示すると差異原因を説明しやすくなります。
検算手順
- 代表月の明細を区分別に抽出する
- 手計算で契約・入金・消化を集計する
- 自動集計と差額を確認する
- 差額行をID単位で追跡する
- 条件を文書化し承認者を決める
まとめ
前受・未収・チケットを含む集計では、契約・入金・消化を分け、集計キー、日付、返金時点を目的ごとに定義することが重要です。
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